Inhoudsoverzicht
Wat, hoe en waarom?
Digitaliseren verhoogt de productiviteit en is noodzakelijk voor elke organisatie. Het heeft als einddoel efficiënter en meer effectief te werken. Bijv. domotica digitaliseert handelingen in huis voor comfort en gebruikersgemak, robotica revolutioneert de medische wereld door nauwkeuriger precisiewerk en kortere herstelperiodes, communicatie en marketing automatisatie verhoogt de professionele uitstraling van een organisatie en is veel minder foutgevoelig en de lijst gaat nog eindeloos verder. Digitaliseren moet prioriteit krijgen.
Waarom moet ik mijn bedrijf digitaliseren?
Technologie en kennis heeft ons vandaag toegang gegeven tot voordelen in digitalisering die we niet mogen negeren. Maak meteen gebruik van deze voordelen want elke organisatie krijgt dezelfde hoeveelheid tijd maar hoe je die tijd besteedt maakt een enorm groot verschil. Combineer digitalisatie vervolgens met efficiënt timemanagement en de resultaten volgen pijlsnel in de goede richting.
Een misverstand binnen veel organisaties is dat alles in één beweging moet. Je kan perfect acties, handelingen of werkstromen die momenteel veel tijd in beslag nemen uitzoomen en aanpakken of het groter geheel in kaart brengen om daarna de uitvoering in fases door te voeren. Digitaliseren is ook niet enkel automatiseren. Digitaliseren is een globale integratie in de bedrijfscultuur waar automatiseren een belangrijk onderdeel van is.
Belangrijker is dat je continue de vinger aan de pols houdt en evalueert waar de voordelen van digitalisering zich bevinden in je organisatie want bewustwording van de pijnpunten en de bijhorende voordelen door digitalisering is een eerste stap in de goede richting.
Het is een continu proces dat meegroeit met de organisatie en is voortdurend in beweging. Het moment om hier mee te starten is niet binnenkort maar vandaag! Elke dag dat je stappen vooruit zet stijgt de tevredenheid van werknemers, klanten krijgen een positieve indruk, processen worden inzichtelijker en uiteindelijk gaat de organisatie in totaliteit productiever, efficiënter en succesvoller zijn met betere resultaten.
In 7 stappen je organisatie digitaliseren?
Stap 1 – Analyseer de bedrijfsprocessen zorgvuldig per afdeling. Breng werkstromen en handelingen gedetailleerd in kaart. Deze oefening geeft ontzettend veel informatie en inzicht en vormt de basis voor de vervolgstappen.
Stap 2 – Analyseer de documentenstromen die in gebruik zijn. Hoe worden documenten gebruikt, welke documenten worden gebruikt, wanneer worden documenten gebruikt, … Belangrijk bij deze stap is te kijken waar verbeterpunten zitten in het documentmanagement binnen de organisatie.
Stap 3 – Bespreek digitalisering vanaf het eerste moment per afdeling en kijk hierbij naar de verwachtingen, doelstellingen en ervaringen van de medewerkers. Deze feedback gaat pijnpunten bovenhalen maar vooral inzicht geven in opportuniteiten.
Stap 4 – Ontwerp een projectplan en bepaal de verwachtingen en doelstellingen. Doe dit per afdeling, per onderdeel en op verschillende niveaus van bedrijfsprocessen en werkstromen. Belangrijk in deze stap is het uitgebreid documenteren van de handelingen en softwaretoepassingen die hiervoor noodzakelijk zijn. Hoe gedetailleerder de omschrijving, hoe concreter de uitvoering.
Stap 5 – Implementatie in de praktijk. Eenmaal de theorie overzichtelijk in orde is, kan de praktijk aansluiten. Welke programma’s en tools zijn nodig om jouw gewenste resultaten te behalen? Hoe gaat software gebruikt worden in de toekomst? Welke handelingen zijn nodig om eenvoudig en efficiënt te werken?
Stap 6 – Testen van de nieuwe werkmethode. Wijs per afdeling sleutelfiguren aan die vanaf dag 1 betrokken zijn en het proces mee hebben uitgewerkt. Deze personen worden straks de ambassadeurs op de afdeling voor het uitrollen van het digitale tijdperk.
Stap 7 – Informeren en opleiden van medewerkers. Geef ruimte en tijd voor de transitie met zorg dat het SMART is. Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en vooral tijdsgebonden. Communiceer dit duidelijk naar collega’s zodat er geen misverstanden ontstaan. Het SMART-principe is overigens voor elke stap van toepassing.
20 voordelen om je organisatie te digitaliseren
- Meer omzet met hetzelfde aantal tevreden medewerkers door efficiënter gebruik van tijd en middelen.
- Digitaliseren is duurzaam en maatschappelijk verantwoord.
- Kennis en informatie is altijd en overal snel en veilig beschikbaar.
- Je algemene bedrijfsinformatie is dagelijks met iedereen gedeeld vanaf de centrale startpagina. Bedrijfsnieuws, gerealiseerde doelstellingen, verjaardagen, activiteiten, veranderingen op de werkvloer, … Dus geen maandelijkse nieuwsbrieven intern versturen die maar enkele lezen maar dagelijks meer betrokkenheid van iedereen.
- Digitaliseren maakt telewerken, dus werken op afstand, veilig toegankelijk.
- Documenten in de Cloud zijn voorzien van verschillende versies, dus fouten zijn snel hersteld.
- Op de meeste momenten kan 80% van de kantoortaken worden uitgevoerd vanaf een browser op eender welke pc in geval van flexplekken of hybride werken.
- Overzichtelijker beheer van informatie door beter inzicht in de bedrijfsprocessen.
- Gemotiveerde, tevreden medewerkers in een aangename werksfeer die focus geeft op het realiseren van effectief nuttige taken en geen routine taken.
- Documentenbeheer veilig raadplegen of bewerken via de Cloud.
- Handelingen, acties, aanvragen of werkstromen kunnen geautomatiseerd worden.
- Programma’s zoals bijv. Word, Excel, PowerPoint kunnen worden gebruik vanuit de browser of de desktopapplicatie.
- Documenten digitaal ondertekenen is veilig, efficiënt en snel.
- Samenwerken aan documenten is eenvoudig en verhoogt de productiviteit (ook tijdens telewerken).
- Intern heeft iedereen (die toegang heeft) op elk moment en overal toegang tot de kennis die beschikbaar in de organisatie (verkoop, marketing, administratie, techniek, klantenservice, field technici,…).
- Automatisch meldingen ontvangen wanneer nieuwe documenten beschikbaar zijn of gewijzigd zijn. Gedaan met verkeerde documenten versturen.
- Online formulieren kunnen meteen digitaal worden verwerkt.
- Klanten ervaren een hogere klantenservice bij bedrijven na digitalisering.
- Efficiëntere interne communicatie tussen medewerkers of projectgroepen.
- Efficiëntere externe communicatie met bijv. klanten, leveranciers, prospecten, … .
Redenen om niet te digitaliseren?
Elke reden is goed genoeg om niet te digitaliseren, maar elk van deze redenen heeft een goed argument om het onmiddellijk wel te doen. We sommen er 3 op die vaak terugkomen:
Digitaliseren is te duur.
Wat is duur in dit scenario? In veel gevallen kan je met alle huidige elementen van start gaan. Bijv. met een Microsoft Office 365 pakket heb je al veel elementen in huis en gebruikt je organisatie maar een fractie van hetgeen de software momenteel kan. Surf maar eens naar portal.office.com en je komt meteen op een portal waar alles online bereikbaar is.
Antwoord: Afhankelijk van de uitkomst moet dit zeker niet duur zijn. Integendeel, je krijgt meer rendement, efficiency en tijdswinst uit je bestaande situatie waardoor de waarde van je abonnement meer opbrengt en dus ‘minder’ kost.
Digitaliseren is veel te complex.
Complexiteit hangt af van de doelstelling. Wanneer digitaliseren complex lijkt, gaat vermoedelijk de oorzaak hoger liggen. Wanneer bedrijfsprocessen en werkstromen gedetailleerd in kaart worden gebracht, gaat de mist rond complexiteit opklaren en worden voordelen van werkstromen zichtbaar.
Antwoord: volg onze hieronder beschreven 7 stappen om je organisatie te digitaliseren en de complexiteit gaat transparanter worden. We adviseren altijd om eenvoudig te starten en continue te evalueren.
Het is te druk, we hebben hier geen tijd voor.
Wanneer het te druk is, kan dat verschillende zaken betekenen dus wij moeten niet digitaliseren horen we wel eens. De zaken gaan ontzettend goed en de organisatie lijkt te lopen als een geoliede machine of er is onnodig ‘tijdsverlies’ van handelingen en werkstromen die geautomatiseerd kunnen worden. Hierdoor neemt de druk bij medewerkers af, is er meer focus voor effectieve taken en stijgt de productiviteit.
Antwoord: wanneer er geen tijd is en het druk is, is dit een belangrijk signaal om te gaan kijken waar de voordelen van digitalisering zitten in je organisatie. Medewerkers worden enthousiast als er focus is op effectieve taken en geautomatiseerde taken nemen een stuk werkdruk weg. Hierdoor krijgt de organisatie meer zuurstof om te groeien met een gezonde basis.
Ben je overtuigd dat een digitale organisatie wel degelijk een verschil maakt?
We kijken alvast uit naar een vrijblijvend gesprek om te kijken hoe we jou kunnen verder helpen met het uitwerken van jouw digitale organisatie. Chat met ons, bel ons op 0472 94 77 16 of boek zelf een afspraak in (allemaal rechtstreeks vanaf onze website ????).
